Archivierung bzw. Dokumenten-aufbewahrung ist Chefsache!

Haben Sie sich schon mal Gedanken gemacht über die Aufbewahrung bzw. Archivierung Ihrer Firmendaten in elektronischer Form?

Vieles, in machen Branchen fast alles, läuft im Geschäftsleben heutzutage in Form von Bits und Bytes durch die weltweiten Datenverbindungen. Emails, Briefe, Faxe, PDF’s, Whitepaper, Rechnungen, Geschäftsberichte etc. – alles in digitaler Form vorhanden auf dem Firmenserver.

Das ist in zunehmendem Maße die Informationsgrundlage jeder Firma, jeder öffentlichen Verwaltung. Daraus ergeben sich jedoch ganz neue Herausforderungen in Bezug auf die langfristige Aufbewahrung (Archivierung) dieser digitalen Dokumente.

In vielen Betrieben hapert es ja schon an einer regelmäßigen Datensicherung. Von einer langfristigen Archivierung ganz zu schweigen. Dabei macht uns kein geringerer als der Fiskus ganz penible Vorschriften darüber, wie eine solche digitale Archivierung zu erfolgen hat.

Schon seit 2002 haben sich die Finanzämter die Möglichkeit geschaffen, digitale Steuerprüfungen durchzuführen. Grundlage sind die sogenannten “Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)”.

Auf der Grundlage der geänderten §§ 146, 147 Abgabenordnung (AO) genehmigt sich der Fiskus bei Betriebsprüfungen weitgehende Zugriffsrechte auf die Datenverarbeitungs-Systeme von Unternehmen. Dabei kann der Zugriff in drei Firmen erfolgen, deren Auswahl dem jeweiligen Prüfer überlassen bleibt.

Der Grund dafür liegt auf der Hand. Eine digitale Steuerprüfung ist natürlich um ein vielfaches einfacher durchzuführen, als die Durchsicht und Erfassung dutzender herkömmlicher Aktenordner. Unter Umständen muss nicht einmal mehr ein Steuerprüfer vor Ort erscheinen, sondern der ganze Prozeß könnte zumindest theoretisch über das Internet abgewickelt werden.

Für die Unternehmen bedeutet das, das man sich und seine EDV auf eine digitale Betriebsprüfung vorbereiten muss. Und dazu gehört unter anderem das Thema revisionssichere digitale Archivierung.

Was genau bedeutet “digitale revisionssichere Archivierung”?

Grundsätzlich bedeutet das, dass alle geschäftlich relevanten Dokumente, die aufbewahrungspflichtig sind, im Rahmen der jeweiligen Aufbewahrungsfrist so archiviert sein müssen, dass die Informationen unveränderbar bzw. verfälschungssicher sind.

Die multiplen gesetzlichen Vorschriften zur elektronischen Archivierung lassen sich in folgenden 10 Grundsätzen zusammenfassen:

1. Jedes Dokument muss gemäß seiner gesetzlichen und betrieblichen Anforderungen aufbewahrt werden.
2. Es darf kein Dokument auf dem Weg ins oder im Archiv selbst verloren gehen.
3. Jedes Dokument muss unveränderbar archiviert werden.
4. Alle ändernden Aktionen im elektronischen Archivsystem müssen nachvollziehbar protokolliert werden.
5. Jedes Dokument muss eindeutig gefunden und reproduziert werden können.
6. Jedes Dokument muss zeitnah wiedergefunden werden können.
7. Jedes Dokument darf nur von berechtigten Benutzern eingesehen werden.
8. Jedes Dokument darf erst nach seiner Aufbewahrungsfrist vernichtet werden.
9. Die Anforderungen dieser Grundsätze müssen über technische Änderungen und Migrationen hinweg sichergestellt werden.
10. Die Erfüllung dieser Merksätze muss Dritten dargestellt werden können.

(Quelle: VOI [VOI Verband Organisations- und Informationssysteme])

Das liest sich erst einmal relativ harmlos, aber der Teufel steckt bekanntlich im Detail und so kann ein guter Rat an dieser Stelle nur lauten: Nutzen Sie das Know-How von Spezialisten, damit Sie zum Zeitpunkt X auch wirklich revisionssicher sind und einer digitalen Betriebsprüfung gelassen entgegen sehen können.

Ein erster Ansatzpunkt, um sich in das Thema einzulesen ist die Seite “elektronische Archivierung” bei Wikipedia. Einen kostenlosen Leitfaden zu diesem Thema finden Sie unter anderem auf dieser Seite.