Diese Grafik möchte ich gerne mit Ihnen teilen, weil ich Sie für extrem wichtig halte.
Das Original dieser Grafik stammt aus einer Präsentation des Coaches Holger Backwinkel in einem kürzlich abgehaltenen Webinar zum Thema “schneller lesen” und damit auch zum Thema „Effizienz“.
Was soll uns diese Grafik vermitteln?
Es geht darum, dass Sie alle Ihre Aktivitäten in diese Matrix einordnen und dadurch erkennen, was Sie wirklich weiter bringt und was nicht. “Wichtig” bedeutet hier: wichtig im Sinne der Zielerreichung! Alle Aktivitäten, die Sie Ihrem Ziel näherkommen lassen, sind wichtig, alle, die dies nicht tun, sind unwichtig. Dafür die rote Linie.
Voraussetzung ist natürlich, dass Sie überhaupt ein Ziel haben!
Nehmen wir einmal beispielhaft an, Sie haben das Ziel, bis Jahresende 10 neue Kunden zu gewinnen.
Das ist immens wichtig, denn mit einem Ziel können Sie sich jederzeit fragen, “ist das, was ich gerade mache, wichtig für meine Zielerreichung oder nicht”? Zum Beispiel rumsurfen bei Facebook, oder anderswo, oder ein Schwätzchen mit dem Kollegen, etc.
Die gestrichelte rote Linie ist die Grenze zwischen wichtig und unwichtig. Stellen Sie sich also bei allem, was Sie tagsüber so machen, immer diese Frage: “Wichtig für mein Ziel oder nicht?”.
Wenn Sie entschieden haben, es ist wichtig, dann besteht der nächste Schritt darin, dieser Aktivität eine Priorität zuzuordnen. Viele Tätigkeiten werden A-Prioritäten sein, weil sie zum einen wichtig und zum anderen auch dringlich sind.
Ein typisches Beispiel für eine A-Priorität
- Ein potentieller Kunde ruft an, signalisiert Kaufinteresse und bittet um ein Angebot bis Morgen Mittag. Im Sinne der Zielerreichung ist dieser Vorgang sowohl wichtig als auch dringlich.
Neben den A-Prioritäten gibt es die sogenannten B-Prioritäten. Diese sind wichtig im Sinne der Zielerreichung aber aktuell nicht dringlich, könnten es aber werden.
Typische Beispiele für B-Prioritäten
- Optimierung der etwas angestaubten eigenen Website
- Fertigstellung des bereits begonnenen Profils in XING
- Schreiben einiger Fachartikel und Veröffentlichung im Web, damit Sie bekannter werden
- Schreiben eines Buches, welches Sie zum Experten macht
B-Prioritäten zeichnen sich dadurch aus, dass sie zwar wichtig für die Zielerreichung sind, aber erst mal nicht dringlich, denn da ist niemand, der Ihnen sagt, Sie müssen Ihre Website bis spätestens in 14 Tagen optimiert haben. Oder Sie müssen bis nächste Woche drei Fachartikel geschrieben und veröffentlicht haben.
B-Prioritäten schiebt man gerne vor sich her. Man lässt sie erst mal liegen, obwohl sie wichtig sind für die Zielerreichung. “Das mache ich nächste Woche, nächsten Monat, nach Ostern, Weihnachten, Karneval”. Sie wissen sicherlich, was ich damit meine.
Dann gibt es natürlich noch die C-Prioritäten. Diese sind für das Erreichen Ihres Zieles nicht wichtig, können aber dringlich sein.
Bestes Beispiel für eine C-Priorität
Sie erhalten während der Arbeitszeit einen Anruf von einem alten Bekannten. Dieser war schon immer bekannt dafür, dass er gerne erzählt. Am liebsten von sich selbst und so ist es auch diesmal. Er fängt an mit den Worten “Mensch, stell Dir vor, was ich erlebt habe ..”.
Dieses Telefonat ist für Ihre Zielerreichung mit hoher Wahrscheinlichkeit total unwichtig, also unterhalb der roten Linie, aber trotzdem dringlich, der Bekannte ist ja jetzt am Telefon, in diesem Moment. Und er ist dabei, Ihnen mindestens eine halbe Stunde Zeit zu stehlen.
Ich persönlich bin auch eher der Typ, diesem Bekannten die halbe Stunde Zeit zu schenken. Man will ja nicht unhöflich sein und den lieben Bekannten verärgern.
Kleiner Trick gegen Zeitdiebe
Unhöflich? Unhöflich ist doch eher der Bekannte, der mit der Zeit seiner Mitmenschen, dem kostbarsten, was diese haben, verantwortungs- und rücksichtslos umgeht.
Für solche Fälle habe ich daher eine einfachen Trick entwickelt. Ich nehme mein Handy, während ich mit der anderen Hand telefoniere und lasse es klingeln. Dazu dann die Worte “Mensch, da kommt ein ganz wichtiger Anruf. Lass uns nächste Woche noch mal telefonieren”.
Das Rumgefummele mit dem Handy hat mich dann irgendwann genervt und ich habe stattdessen eine kleine Sounddatei “handyklingeln.wav” in meine Taskleiste integriert. Jetzt reicht ein einfacher Mausklick.
Das waren also die C-Prioritäten. Fehlen noch die D-Prioritäten. Diese sind mit einem kleinen Mülleimersymbol versehen. Da werden Sie nicht lange raten müssen, warum.
Grundregel Nummer 1
Sie sollten also die meiste Zeit Ihres Schaffens den A- und B-Prioritäten widmen, denn diese sorgen für Ihren Erfolg und das Erreichen Ihres Zieles.
Wie Holger Backwinkel es ausdrückte, sind es sogar die B-Prioritäten, die Sie langfristig wirklich erfolgreich machen, Also die Aktivitäten, die wichtig im Sinne der Zielerreichung sind, aber nicht unbedingt dringlich und daher gerne aufgeschoben und angeblich dringlicheren A- und auch C-Prioritäten untergeordnet werden.
Die Mehrzahl der Selbständigen und Unternehmer sei so stark mit der Erledigung der A-und C-Prioritäten beschäftigt, dass für die Erledigung der eigentlich wichtigeren B-Prioritäten kaum noch Zeit bleibe, so Backwinkel. Der Schlüssel zum Erfolg sei die Erledigung von B-Prioritäten, denn die die Resultate daraus sind es, die Sie im Vergleich zu Mitbewerbern besser oder sogar unverwechselbar machen.
Der Tipp von Holger Backwinkel: Sparen Sie pro Tag eine oder nur eine halbe Stunde Zeit durch die Technik des Schneller lesens und investieren Sie diese Zeit in die Erledigung von B-Prioritäten.
